AB Projelerinde CFS ve Mali Raporlama Desteği
Projeniz teknik olarak iyi ilerliyor olabilir. Ancak dönem sonunda AB, beyan ettiğiniz harcamaların hibe sözleşmesine uygun olduğunu bağımsız bir incelemeyle göstermenizi ister. Bu incelemenin raporuna CFS (Certificate on the Financial Statement – Finansal Tablo Sertifikası) denir.
CFS, Avrupa Komisyonu'nun hazırladığı standart bir şablon üzerinden yapılır. Personel maliyetinden kur çevrimine kadar her kalem tek tek kontrol edilir ve bulgular raporlanır. Bu iş hem AB mali kurallarını hem de Türk bordro ve muhasebe sistemini birlikte bilmeyi gerektirir. Türkiye'de bu iki alanı bir arada yürüten ekip az olduğu için birçok kuruluş son dakikada destek aramak zorunda kalıyor.
Hangi projelerde CFS gerekir?
CFS, 2021–2027 dönemindeki AB hibe programlarının çoğunda istenir: Ufuk Avrupa (Horizon Europe), Digital Europe, LIFE, CEF, Erasmus+, CERV ve diğerleri.
Ufuk Avrupa'da, gerçek maliyet esasıyla talep edilen AB katkısı 430.000 € ve üzerindeyse CFS zorunludur. Diğer programlarda eşik, hibe sözleşmenizin Data Sheet bölümünde yazar. Götürü bedel (lump sum) projelerde CFS istenmez.
CFS süresinde sunulmazsa ya da eksik bulunursa ödemeler gecikebilir, maliyetler kabul edilmeyebilir.
CFS süreci nasıl işler?
1. Ön görüşme: Hibe sözleşmenizi, bütçenizi ve raporlama döneminizi birlikte inceleyip kapsamı netleştiriyoruz.
2. Belgelerin toplanması: Aşağıdaki listeye göre belgeleri başlık başlık sizden alıyoruz.
3. Ön kontrol: Komisyon'un kontrol listesini denetçiden önce biz uyguluyor, eksikleri sizinle birlikte gideriyoruz.
4. Mali tablo: Financial Statement'ı Portal'a yüklenecek hâle getiriyoruz.
5. CFS'nin düzenlenmesi: Bağımsız denetçi incelemesini yapar ve raporu imzalar.
6. Portal'a yükleme: İmzalı rapor taranarak Portal üzerinden sunulur.
7. Revizyon: Komisyon'dan soru veya düzeltme talebi gelirse yazışmaları yürütüyoruz.
Size nasıl destek oluyoruz?
CFS öncesi hazırlık ve ön kontrol
Komisyon'un güncel CFS şablonundaki (sürüm 2.2) kontrol listesini, denetçiden önce sizinle birlikte uyguluyoruz. Böylece eksikler rapora bulgu olarak yansımadan giderilir.
Personel maliyetleri
Kontrol edilen konular:
- Saat kayıtları (timesheet)
- Bordro ve maaş ödeme belgeleri
- Günlük ücret hesabı ve 215 gün kuralı
- Projeye özel ek ödemeler
Hata en çok bu kalemde çıkar. En fazla zamanı da bu yüzden buraya ayırıyoruz.
Satın alma ve diğer giderler
Seyahat, ekipman ve amortisman, sarf malzemesi ve alt yüklenici giderlerinde fatura, ödeme ve "en iyi fiyat-performans" belgelerini düzenliyoruz.
Kur çevrimi, gelirler ve ayni katkılar
TL tutulan hesapların avroya çevrimini sözleşme kurallarına göre hesaplıyoruz.
Mali tablo (Financial Statement)
Mali tabloyu Portal'a yüklenecek hâle getiriyoruz.
CFS'nin düzenlenmesi
CFS'yi AB kurallarına uygun, yetkili ve sizden bağımsız bir denetçi düzenler. Bu süreci uçtan uca koordine ediyoruz: görev tanımının imzalanması, belgelerin teslimi, raporun Portal'a yüklenmesi.
AB'den revizyon talebi geldiyse
Komisyon ek açıklama, düzeltme ya da belge istediyse yazışmaları sizin adınıza yürütüyor, gerekçeleri hazırlıyoruz.
CFS için hangi belgeler gerekir?
Hazırlığa ne kadar erken başlanırsa süreç o kadar sorunsuz ilerler. Raporlama dönemine ait aşağıdaki belgeleri başlıklara göre ayrı klasörlerde almamız işi hızlandırır. İlk incelemeden sonra eksik ya da ek belge varsa ayrıca bildiriyoruz.
Sözleşme ve genel belgeler
- Hibe sözleşmesi ve ekleri (Data Sheet, iş tanımı, bütçe), varsa sözleşme değişiklikleri
- Konsorsiyum anlaşması
- Portal'da hazırlanan mali tablo (Financial Statement) taslağı
- Dönem mizanı ve projeye ait gider hesaplarının muavin dökümü
Personel giderleri
- Projede çalışan personel listesi ve proje görevleri
- İş sözleşmeleri veya projeye görevlendirme yazıları
- Aylık bordrolar, SGK hizmet listeleri ve maaş ödeme dekontları
- Aylık, imzalı saat kayıtları (timesheet)
- İzin ve devamsızlık kayıtları
- Projeye özel ek ödeme yapılıyorsa buna ilişkin iç düzenleme
Seyahat giderleri
- Görevlendirme onayları, toplantı gündemi ve katılım belgeleri
- Bilet, konaklama ve harcırah belgeleri ile ödeme dekontları
Ekipman giderleri
- Satın alma faturaları ve ödeme dekontları
- Demirbaş kayıtları ve amortisman tabloları
- Ekipmanın projede kullanım oranına ilişkin açıklama
Diğer mal ve hizmet alımları
- Fatura ve ödeme belgeleri
- Satın alma dosyası (alınan teklifler ve seçim gerekçesi)
Alt yüklenici giderleri (varsa)
- Sözleşme, teklif ve seçim süreci belgeleri
- Fatura, ödeme dekontu ve teslim edilen çıktılar
Kur, gelir ve ayni katkılar
- Hesaplar TL tutuluyorsa avroya çevrimde kullanılan kur ve yöntem
- Projeden elde edilen gelir veya alınan ayni katkı varsa ilgili belgeler
İpucu: CFS'de en sık bulgu çıkan konu, timesheet ile bordronun birbirini tutmamasıdır. Saat kayıtlarını aylık tutup dönem içinde imzalatmak, kapanışta yaşanacak sorunların büyük kısmını baştan önler.
Bilmeniz faydalı olabilir
CFS ücreti, belirli şartlarla projeye uygun maliyet olarak yazılabilir. Yani bu hizmetin bedeli çoğu durumda hibe bütçesinden karşılanır.
Neden biz?
Yıllardır TÜBİTAK, teknokent ve Ar-Ge merkezi projelerinde mali raporlama yapıyoruz. AB projelerinde de CFS ve revizyon süreçlerini aktif olarak yürütüyoruz. Proje tarafını ve muhasebe tarafını aynı ekipte bir araya getirdiğimiz için sorunları denetim aşamasına gelmeden çözebiliyoruz.
Sık Sorulan Sorular
CFS bir denetim görüşü mü?
Hayır. CFS, Komisyon'un belirlediği prosedürlere göre hazırlanan bir bulgu raporudur. Her kalem için "uygun / uygun değil / uygulanmaz" sonucu verilir. Bulguların az çıkması, hazırlığın kalitesine bağlıdır.
CFS'yi kim düzenleyebilir?
Yararlanıcıdan bağımsız, AB mevzuatına göre yetkili bir dış denetçi. Mali tabloları hazırlayan kişi aynı firmanın CFS'sini düzenleyemez.
Ne zaman başlamalıyız?
İdeal olan, raporlama dönemi bitmeden başlamaktır. Proje sürerken yapılan bir ön kontrol, kapanıştaki sorunların büyük bölümünü önler.
Belgeler Türkçe olabilir mi?
Evet. Belgeler kuruluşunuzun kendi muhasebe ve bordro düzenine göre hazırlanmış hâliyle incelenir. Denetçinin ve Komisyon'un ihtiyaç duyacağı açıklamaları biz hazırlıyoruz.
Konsorsiyumdaki diğer ortaklara da destek veriyor musunuz?
Evet. Her ortağın kendi bütçesi ve CFS'si ayrı değerlendirilir. Ortaklarla ayrı ayrı iletişime geçip süreçlerini dönem başlamadan planlayabiliriz.
Başlamak için ne gerekiyor?
İlk görüşme için hibe sözleşmeniz, proje bütçesi, AB katkı payı ve raporlama dönemi yeterli. Kapsamı bu bilgilerle netleştirip teklif sunuyoruz. Çalışma başladığında ise yukarıdaki belge listesine göre ilerliyoruz.
AB projeniz için CFS veya mali raporlama desteğine mi ihtiyacınız var? Bize ulaşın.
